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身居管理者位置并不一定會自然產(chǎn)生正確分配工作給別人的能力。事實上，許多管理者常常是非常拙劣的分配者。
現(xiàn)代管理者的一個非常重要的職責就是要把工作分配給別人去做。怎樣做到有效的分配呢?美國作者J·W·李、M·皮爾斯提出了有效分配系統(tǒng)的七個步驟。如果你能認真地遵守這些步驟，就能夠提高自己的管理能力，改進部門的工作，提高企業(yè)的效率，把自己從具體事務(wù)活動中解放出來。
第一步 選定需要分配他人去做的工作
原則上講，你可以把任何一件其他人能夠處理的工作分配給別人去做。為了做到這一點，首先要對下屬的能力有個了解。對工作和下屬的評價是獲得這種了解的途徑。
認真考察要做的各種工作，確保自己理解這些工作都需要做些什么、有些什么特殊問題或復(fù)雜程度如何，在你沒有完全了解這些情況和工作的預(yù)期結(jié)果之前，不要輕易分配工作。
當你對工作有了清楚的了解以后，還要使你的下屬也了解。要向處理這件工作的下屬說明工作的性質(zhì)和目標，要保證下屬通過完成工作獲得新的知識或經(jīng)驗。最后，把工作分配出去以后，還要確定自己對工作的控制程度。如果一旦把工作分配出去，自己又無法控制和了解工作的進展情況，那就要親自處理這件工作。而不要再把它分配出去了。
切記不要把“熱土豆”式的工作分配出去。所謂“熱土豆”式工作，是指那些處于最優(yōu)先地位并要求你馬上親自處理的特殊工作。例如，你的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是“熱土豆”式工作。這種工作要你親自去做。另外，非常保密的工作也不要分配給別人去做。如果某項工作涉及到只有你才應(yīng)該了解的特殊信息，就不要分配出去。
第二步 選定能夠勝任工作的人
建議你對下屬進行完整的評價。你可以花幾天時間讓每個下屬用書面形式寫出他們對自己職責的評論。要求每位工作人員誠實、坦率地告訴你，他們喜歡做什么工作，還能做些什么新工作，然后，你可以召開一個會議，讓每個職員介紹自己的看法，并請其他人給予評論。要特別注意兩個職員互相交叉的一些工作。如果某職員對另一職員有意見，表示強烈的反對或提出尖銳的批評，你就要花些時間與他們私下談?wù)劊谶@種評價過程中，你還需要掌握兩點：了解工作和職員完成工作的速度。你要通過這種形式掌握職員對他自己的工作究竟了解多深。
如果你發(fā)現(xiàn)有的職員對自己的工作了解很深，并且遠遠超出你原來的預(yù)料，這些人就有可能擔負重要工作任務(wù)的才能和智慧。
了解職員完成工作的速度是另一個重要任務(wù)。例如，你可能知道一位秘書的打字速度是另一位秘書的兩位，或者一個助手完成同樣困難的任務(wù)所用時間只是另一助手所用時間的一半。一旦你掌握了每個工作人員對其工作了解的程度和完成工作的速度等情況以后，就可以估計出每個人能夠處理什么樣的工作，也就可以回到分配工作的分析上來，決定把工作分配給能達到目標要求的人。
如果你對職員的分析正確無誤，那么選擇能夠勝任工作的人這一步就比較容易做好。回到對工作的了解和職員完成工作速度這兩個主要標準上來。然后，你再決定是想把工作做得好還是快。這種決策目標將會向你說明能夠勝任工作的人是什么樣的人。這樣，你就有可能讓最有才能的職員發(fā)揮最大的作用。但有一點也要記住，那就是你要盡量避免把所有的工作都交給一個人去做的傾向。
除了上述兩個主要標準以外，其它因素也在分配工作中選擇合適的人上起作用。時間價值就是一個很重要的因素。你要注意不要把次優(yōu)先的工作分配給公司中具有很高時間價值觀念的職員去做。不量才用人，既浪費錢財，又影響職員的積極性。
總之，只要認真根據(jù)職員對工作的了解、完成工作的速度、時間價值觀念和對他的培養(yǎng)價值這幾條原則辦事，就可以選擇出能夠勝任你要分配的工作的人。
第三步 確定分配工作的時間、條件和方法
大多數(shù)管理者往往在最不好的時間里委好工作.他們上午上班后的第一件事便是分配工作。這樣做可能方便管理者，但卻有損于職員的積極性。職員有什么感覺呢?下屬帶著一天做些什么的想法來到辦公室，一上班卻又接到新工作.他們被迫改變原定的日程安排，工作的優(yōu)選順序也要調(diào)整。這樣做的結(jié)果便是時間的浪費。
分配工作的最好時間是在下午。你要把分配工作作為一天里的最后一件事來做。這樣，有利于下屬為明天的工作作準備，為如何完成明天的工作做具體安排。還有一個好處，就是職員可以帶著新任務(wù)回家睡覺，第二天一到辦公室便集中精力處理工作。
面對面地分配工作是最好的一種分配方法。這樣分配工作便于回答下屬提出的問題。獲得及時的信息反饋、充分利用面部感情和動作等形式強調(diào)工作的重要性。只有對那些不重要的工作才可使用留言條的形式進行分配。如果要使下屬被新的工作所促進和激勵，就要相信在分配工作上花點時間是值得的。寫留言條分配工作，可能快并且容易做到，但它不會給人以深刻和重要的印象。
分配工作是一種人情事兒。它是把重要的工作付給某個下屬去做。如果可能，最好是面對面地分配工作。
第四步 制定一個確切的分配計劃
有了確定的目標才能開始分配工作。誰負責這項工作?為什么選某人做這項工作?完成這項工作要花多長時間?預(yù)期結(jié)果是什么?完成工作需要的材料在什么地方?下屬怎樣向你報告工作進展?分配工作之前，必須對這些問題有個明確的答案。你還要把計劃達到的目標寫出來，給職員一份，自己留下一份備查。這樣做可以使上下雙方都了解工作的要求和特點，不留下錯誤理解工作要求的余地。應(yīng)該讓這種分配計劃指導有效分配工作的全過程。
第五步 分配工作
